Hotellilukud võivad vajada uuendamist erinevatel põhjustel – kas vajab süsteem kaasajastamist või ei tööta lukud enam hästi. Vahetuse eesmärgiks võib olla ka soov kasutada tänapäevasemaid lahendusi ja muuta uute lukkude abil hotelli personali tööd efektiivsemaks. Näiteks pakkudes kiiremat hotelli sisseregistreerimise võimalust või korraldada mugavamalt spa- või saunakeskuse külastuse või muu sarnase lisateenuse müüki.
Toome välja kõige olulisema, millega arvestada hotellilukkude vahetamisel.
1. Kuidas peaksid kliendid saama avada hotelliuksi?
Teisisõnu, millist kliendikogemust soovite oma klientidele pakkuda. Erinevad ukse avamismeetodid pakuvad selleks erinevaid võimalusi. Kõige traditsioonilisemad, tavalised uksevõtmed, on küll oma olemuselt keskkonnasõbralikud, aga kliendi jaoks üpris ebamugavad. Võtmete kaotamisega kaasnevad kõige suuremad kulud. Tõenäoliselt hotellides kõige enimkasutatud on plastikust võtmekaardid, mis olenevalt kasutatavast läbipääsusüsteemist pakuvad paindlikumaid lisavõimalusi. Nende kasutamine ei ole aga keskkonna seisukohast eriti jätkusuutlik ja nad ei võimalda 100%-list iseteeninduslikku check-ini.
Uksekoodid või mobiilne ligipääs võimaldavad klientidel hotellituppa suunduda ilma registreerimisletis peatumata. Selline lahendus võib samaaegselt vähendada nii personalikulusid kui ka tõsta klientide üldist rahulolu. Me ei taha siinkohal öelda, et kliendid on rõõmsamad, kui nad kellegagi suhtlema ei pea hotelli saabumisel. Personaalne vastuvõtt on kahtlemata ülima külalislahkuse märgiks.
Küll aga võiks olla kliendil võimalus vältida pikka check-in protseduuri, eriti teatud olukordades. Mõelge näiteks pikast päevast väsinud väikeste lastega perekonna peale, nemad on kindlasti sellise võimaluse üle õnnelikud. Või tipp-tunnile kui check-in järjekorras seisab mitmeid hotelli samaaegselt saabuvaid kliente. Paljud hotellid on otsustanud ka uksekoodide või mobiilse ligipääsu kasuks keskkonnasäästlikel põhjustel. Te ju palute klientidel ka vahetamist vajavad käterätid põrandale panna, et teisi saaks korduvkasutada?
2. Online vs offline läbipääsusüsteem
Uste avamise meetodist sõltumata on võimalik kasutusele võtta online või offline läbipääsusüsteem. Online läbipääsusüsteem pakub paindlikumaid võimalusi. Sellega saab uksi avada ja ka uksekaarte kodeerida või muul moel läbipääsuõiguseid lisada distantsilt. Näiteks, kui kliendid otsustavad oma peatumist pikendada, siis ei pea uksekaartide uuendamiseks minema registreerimisletti. Nende uksekaardid kehtivad automaatselt edasi nende väljaregistreerimiseni. Sarnaselt, kui kliendid otsustavad varasema check-out kuupäeva valida, kaotavad nende uksekaardid ka varem kehtivuse.
Online läbipääsusüsteem pakub paindlikumaid võimalusi ka lisateenuste pakkumisel. Näiteks, kui klient soovib oma peatuse ajal broneerida tenniseväljaku või sauna kasutuse, saab ta teha seda mugavalt online keskkonnas. Peale broneeringu kinnitamist, saab klient suunduda teenust kasutama. Hotellitöötaja ei pea selleks käsitsi tema uksekaarti uuendama. Läbipääs uueneb automaatselt.
3. Automatiseerimine ja integratsioonid teiste süsteemidega
Online läbipääsusüsteemi saab ühildada teiste hotellis kasutusel olevate tarkvarasüsteemidega. Neist kõige olulisem on ehk majutuse haldustarkvara ehk inglise keeles Property Management System (PMS). Integratsioonid võimaldavad märkimisväärselt igapäevaseid opereerimiskulusid kokku hoida.
Automatiseerimisvõimalused, mida PMS süsteem peaks pakkuma:
• Online Check-In ja maksed: Kliendid saavad enda identifitseerimiseks online keskkonnas üles laadida reisidokumendi koopia ja kinnitada oma maksevahendi enne hotelli saabumist. Samaaegselt määratakse kliendile ka tuba ja valmistatakse ette võtmekaart saabumiseks. Alternatiivselt luuakse kliendile uksekood, millega ta saab avada nii oma hotellitoa ukse kui ka teised hotellis olevad uksed, mille avamiseks kliendile õigus on antud.
• Automaatsed sõnumid: Personaalne automaatselt süsteemi poolt genereeritud tervitussõnum, mis saadetakse kliendile enne saabumist. Selles sõnumis sisaldub ka uksekood või alternatiivselt turvaline veebilink, mille klikkimisel saab klient avada oma hotellitoa- ja ka näiteks garaaziukse või tõkkepuu avada.
• Online Check-Out: Kliendid näevad oma arvet ja saavad selle tasuta online keskkonnas. Varajase check-outi puhul tühistuvad kliendi läbipääsuõigused automaatselt.
• Koristusmeeskonna töö organiseerimine: Koristusmeeskonna graafikud ja tubadesse pääsemine on nähtavad onlines.
Kui sooviksid teada rohkem automatiseerimise võimaluste kohta, siis lepi kokku meiega kohtumine. Hotellilukke ja PMS tarkvara ei pea välja vahetama korraga, kuid sõltuvalt olemasolevatest lahendustest võib olla seda lihtsam teha, kui ükshaaval vahetamine.
4. Millised hotellilukud on praegu kasutusel?
Olemasolevate hotellilukud mängivad kahtlemata olulist rolli uute valimisel, kui tegemist ei ole just uue hotelliga või vana hotelli täieliku renoveerimisega. Küll aga pole vaja karta, et valikud on ilma tohutute lisakuludeta limiteeritud, kui hotelliustel on tavalised mehhaanilised võtmega keeratavad ukselukud või patarei-toitega offline lukud. Online läbipääsusüsteemi saab tihti paigaldada ka ilma suuremahuliste kaabeldustöödeta. Mitmed kaasaegsed lahendused, nagu näiteksWebLock Shield hotellilukud töötavad samuti patereitoitel ja paigaldatakse otse ukse peale, kuid on ühendatud üle õhu internetiga.
Juhul, kui hotelliustel on aga juba kasutusel elektrilised kaablitoitel lukud, siis on mõistlik vahetada need samuti kaablitoitel uute lukkude vastu. Mõnel juhul võib olla ka lihtsam paigaldada koodpaneelid seinale uste kõrvale ja kasutada luku juhtimiseks elektrilist vasturauda. Sageli on ukse lähedal ka juba olemas juhtmed elektrilülitite jaoks, mida saab kasutada ja hoida nii paigalduskulu väiksemana. Kuigi kaabeldusega lukkude paigaldamine maksab esialgu rohkem, hoiab see hiljem märkimisväärselt raha ja aega kokku, mis kuluks patareide vahetusele. Kui eesmärgiks on madalamad opereerimiskulud (OPEX), siis tuleks eelistada uue hotelli ehitamisel just kaabeldusega lahendust.
5. Ilmastiku mõju
Lukkude valimisel tuleb silmas pidada, et kõik ei ole sobivad välitingimustesse või muul moel ekstreemsetesse oludesse. Isegi, kui enamus hotelli toa uksi on siseruumides, tuleks lukusüsteemi valimisel arvesse võtta ka väljas olevaid uksi , mida kliendid peaksid saama hotellikaardi või uksekoodiga avada. Hea lukusüsteem võimaldab integreerida omavahel kõik lukud, nii et paralleelselt ei peaks kasutama erinevaid süsteeme.
WebLocki koodpaneelid sobivad karmidesse. ilmastikutingimustesse ja töötavad ka madalate või kõrgete temperatuuride juures.
6. Lukkude vahetamise kulu
Uute hotellilukkude valmisel tuleks vaadata nii esialgset investeeringu kulu, kui ka tulevasi lisakulusid. Siit omakorda tuleks lahutada kulud, mis ära jäävad tänu uue lukusüsteemi kasutusele võtmisele. Näiteks, tänu uuele lukusüsteemile on võimalik märkimisväärselt kokku hoida registreerimisletis töötava personali töötunde. Väheneda võivad aga ka plastikaartide kulu või traditsiooniliste võtmete kasutamisel nende kaotamise ja asendamisega seonduvad kulud.