BOB W Aparthotel in Tallinn (ehemals Estonishing Stay) bietet dank Vollautomatisierung mehr Luxus zu einem besseren Preis

In der neu errichteten Ambassador-Residenz wurde mit dem Estonishing Stay Apart Hotel Ambassador ein luxuriöses Aparthotel mit 18 Gästewohnungen eröffnet, in dem alle Prozesse – einschließlich Check-in und Smart-Lock-Verwaltung – automatisiert sind. Estonishing Stay, das Unternehmen hinter dem Aparthotel, begann schon vor der Coronapandemie mit der Automatisierung, ursprünglich mit Blick auf technikaffine Gäste. Inzwischen ist die kontaktlose Unterkunft jedoch zu einem erheblichen Wettbewerbsvorteil geworden.

Wir treffen die Estonishing-Stay-Partnerinnen Gerdi Arst, Evelin Org und Maaja Tuuling, während im neuen Aparthotel die letzten Vorbereitungen laufen. Beim Gang von Raum zu Raum sieht man, mit welcher Liebe zum Detail alles seinen Platz gefunden hat. Das WebLock-Smart-Lock ist bereits installiert. Auch wenn kein Portier die Gäste an der Hoteltür begrüßt, wird am Luxus dieses Hotels nicht gespart.

Estonishing Stay startete vor fast drei Jahren, ein halbes Jahr vor Beginn der Coronapandemie. Derzeit werden Wohnungen an fünf verschiedenen Standorten verwaltet, insgesamt fast hundert Gästewohnungen. In das Portfolio werden nur Häuser mit mindestens zehn Wohnungen aufgenommen. Die Unternehmerinnen betrachten Smart Locks und Automatisierung als wichtigen Teil ihres Geschäfts. Alle Gästewohnungen sind mit Codeschlössern ausgestattet.

Die automatische Vergabe von Türcodes spart tagelange Arbeitszeit

Bei nur einer Handvoll Gästewohnungen wäre es denkbar, die Aufenthalte ohne Automatisierung zu verwalten – bei den mehr als 50 Wohnungen von Estonishing Stay ist das jedoch nicht mehr machbar. Evelin nennt als Beispiel, dass es Tage gibt, an denen bis zu 80 Türcodes erzeugt werden müssen. „Manuell würde das den ganzen Tag dauern“, erklärt sie. „Derzeit greifen wir nur in die Buchung ein, wenn besondere Wünsche des Gastes es erfordern, etwa ein späterer oder früherer Check-in – aber auch dann werden nur die Zeiten geändert, alles andere läuft automatisch.“

Estonishing Stay ist mit den WebLock-Smart-Locks sehr zufrieden. Das Unternehmen hat Erfahrung mit vielen Smart Locks, doch die anderen getesteten Lösungen ermöglichten keine vollständige Automatisierung. WebLock erfüllt dagegen alle Anforderungen. „Wenn ein Gast bucht, erhält er aus unserem Verwaltungsprogramm automatisch einen Link für den Check-in, und sobald das Formular ausgefüllt ist, bekommt er automatisch einen eindeutigen Code für die Wohnung. Derselbe Code gilt auch für die Haustür“, sagt Maaja Tuuling, die im Unternehmen für den Kundenservice zuständig ist.

Neben dem neuen Aparthotel wird die WebLock-Lösung auch in den Gästewohnungen der von ihnen verwalteten Estonishing Stay Duo Lofts eingesetzt. „Aufgrund unserer bisherigen Erfahrung wissen wir sicher, dass wir an keinem Standort mehr eine Lösung einsetzen werden, die keine vollständige Automatisierung erlaubt. Zu viel unnötige Arbeit“, sind sich Evelin, Maaja und Gerdi einig. „Wir sind mit der Lösung von WebLock sehr zufrieden.“

Die automatische Verwaltung funktioniert reibungslos dank der Schnittstelle zwischen WebLock und der Immobilienverwaltungssoftware Guesty. „Uns gefällt, dass die Codes genau für den Zeitraum der Buchung gelten, nicht manuell erzeugt werden müssen und dass – wenn ein Gast zum Beispiel storniert – sein Zutritt im WebLock-System dank der Guesty-Schnittstelle automatisch aufgehoben wird.

Menschen checken gerne online ein

Evelin Org hat umfangreiche Hotelerfahrung und war anfangs etwas skeptisch, was den fehlenden persönlichen Kontakt betrifft. Die bisherigen Erfahrungen mit den Gästewohnungen haben ihr jedoch eine andere Perspektive eröffnet: „Die Leute checken gerne online ein und müssen bei der Ankunft oder Abreise nicht in der Lobby anstehen.“ Evelin hebt außerdem die Umweltfreundlichkeit der automatisierten Gästeverwaltung hervor: „Es braucht kein Papier und keine Plastikkarten zum Öffnen der Türen, die Gäste bei der Abreise oft versehentlich mitnehmen.“

Aufgrund unserer bisherigen Erfahrung wissen wir sicher, dass wir an keinem Standort mehr eine Lösung einsetzen werden, die keine vollständige Automatisierung erlaubt. Zu viel unnötige Arbeit. Wir sind mit der Lösung von WebLock sehr zufrieden.

Die drei loben auch den schnellen und hilfsbereiten Kundenservice von WebLock. Alle technischen Fragen wurden sehr schnell gelöst. „Alles in allem ermöglicht uns die Vollautomatisierung, unseren Gästen ein deutlich besseres Preis-Leistungs-Verhältnis zu bieten als ein klassisches Hotel. Die Einsparungen bei den Personalkosten sind erheblich, und wir können diese Ressourcen anderweitig einsetzen“, sagen die Partnerinnen von Estonishing Stay.