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LVWebLock hebt den Hotelservice der Konrad Apartments in Tartu auf ein ganz neues Niveau
„Ich bin in einem Aparthotel mit acht Apartments die einzige Mitarbeiterin, die direkt mit den Gästen in Kontakt kommt“, sagt Aile Anja, CEO des Hotels Konrad Apartments. WebLock ermöglicht es, die gesamte Gästekommunikation aus der Ferne abzuwickeln – das dauert etwa eine Stunde pro Tag. Bei einer klassischen Hotelrezeption mit Rezeptionist muss mindestens eine Person zwölf Stunden vor Ort sein, was die Einstellung von zwei oder mehr Mitarbeitenden bedeuten würde.
Bei seiner Eröffnung erregte das Hotel große Aufmerksamkeit in den Medien – vor allem wegen seiner schönen Innenausstattung, der klugen architektonischen Lösung und des neuartigen Konzepts. Das Hotel mit seinen ausgesprochen schönen Zimmern hat weder eine klassische Rezeption noch einen repräsentativen Eingang; es liegt in einem Innenhof neben dem Rathausplatz von Tartu und der Hauptstraße der Altstadt. Früher wurden im Hof Waren verladen, und es gab dort Holzschuppen und Waschküchen.
WebLock ermöglicht es, die gesamte Gästekommunikation aus der Ferne abzuwickeln“, sagt Aile Anja, CEO des Hotels Konrad Apartments.
Alles funktioniert von selbst
Mit der Einführung von WebLock hat das moderne Hotel seine Servicestandards deutlich modernisiert. Angesichts des jüngsten Virusausbruchs erscheint der kontaktlose Service in einem ganz neuen Licht; ursprünglich suchte das Hotel jedoch nach einer automatisierten Lösung, weil sich die Gäste in der Regel nicht an die bei der Buchung angegebenen Ankunftszeiten halten. Jetzt können die Gäste kommen und gehen, ohne von jemandem abhängig zu sein.
„Das System funktioniert, denn ich musste schon lange nicht mehr mit Gästen darüber sprechen, wie sie in ihr Zimmer kommen“, bestätigt Anja. Ihrer Ansicht nach gäbe es Probleme, wenn parallel Transponder oder Schlüsselkarten verwendet würden, da diese gerne verloren gehen. Eine E-Mail mit dem Türcode wird während des Aufenthalts dagegen in der Regel nicht gelöscht. Die Hotelmitarbeitenden haben eigene Zugangscodes, die die Türen aller Zimmer öffnen.
Der Ablauf von der Buchung bis zum Check-in und Check-out sieht so aus:
- Der Gast bucht auf der Website des Hotels oder über ein Online-Buchungsportal.
- Die Benachrichtigung über die neue Buchung geht an die Hotelmitarbeiterin.
- Die Mitarbeiterin prüft die Buchungsdaten und den Zahlungseingang.
- Ist alles in Ordnung, erzeugt sie in der WebLock-Umgebung einen Zahlencode zum Öffnen der Zimmertür und sendet dem Gast einen Begrüßungsbrief mit dem Code und weiteren wichtigen Informationen zum Hotel.
- Der Code gilt während des gesamten Aufenthalts. Nach dem Check-out wird der Code ungültig.
Laut Anja ließe sich der gesamte beschriebene Ablauf vollständig automatisieren; um verschiedene Risiken zu minimieren, hat sie sich vorerst jedoch dagegen entschieden.
Die Umsetzung einer solchen Lösung war sowohl für die Spezialisten von WebLock als auch für die Hotelbetreiberin neu. Während die Software von Anfang an praktisch fehlerfrei lief, kamen Rückschläge aus einer völlig unerwarteten Richtung: Die Beleuchtung im Innenhof und im Treppenhaus ist gemütlich gedämpft, wodurch die Ziffern auf den zunächst verwendeten Codepanels kaum zu erkennen waren. Die Lösung bestand darin, die Panels gegen Modelle mit einer anderen Beleuchtung auszutauschen – jetzt sind die Ziffern gut lesbar.
Wenn Sie eine ähnliche Lösung in Ihrem Unternehmen einsetzen möchten, wenden Sie sich an unser Vertriebsteam: sales@weblockonline.com