Arbeitszeiterfassung leicht gemacht dank der Schnittstelle zwischen Persona und WebLock

Das Hotel, das Spa und das Restaurant im Gutshof Vihula in Lääne-Virumaa gehören zusammen mit vier Hotels und fünf Restaurants in Tallinn zur Unique Hotels Group. Schon vor einigen Jahren begann man, nach einer Möglichkeit zu suchen, die manuelle Erfassung und Verwaltung der Arbeitszeiten der fast 100 Mitarbeitenden abzuschaffen. In einem Beherbergungs- und Gastronomiebetrieb ist das eine große Aufgabe, da die Arbeitszeiten des Personals von Periode zu Periode stark schwanken und Dienstplanänderungen unerwartet nötig werden können.

Die Arbeitsplanung in der Hotellerie unterscheidet sich deutlich etwa von der in einer Fabrik oder einem Geschäft, wo die Schichten recht stabil im Voraus feststehen. Wird zum Beispiel für morgen eine Gruppe von 50 Personen zum Mittagessen gebucht, müssen Anpassungen vorgenommen und Servicekräfte zur Arbeit gerufen werden. Da die Löhne auf Basis der tatsächlichen Arbeitsstunden berechnet werden, sind genaue Arbeitszeitdaten sehr wichtig.Heigo Vare, Leiter von Vihula Manor Hospitality OÜ

In Vihula wird seit 2016 das Programm Persona für die Personalverwaltung genutzt. Einige Abteilungen erstellten auch ihre Dienstpläne in Persona, andere hatten eigene Excel- und sonstige Tabellen. Jeden Monat war es viel Arbeit, diese Daten vor der Lohnabrechnung korrekt und in einem einheitlichen Format aus den verschiedenen Bereichen zusammenzuführen. Vor etwa drei Jahren wurde probeweise ein Zeiterfassungsgerät mit Fingerabdruckleser, ZKTime Net 3.0, angeschafft. Es half den Mitarbeitenden, sich daran zu gewöhnen, Beginn und Ende ihrer Arbeitszeit am Gerät zu erfassen. Die mitgelieferte Software erlaubte zwar den Export der erfassten Zeiten, das war jedoch recht kompliziert. Anschließend mussten sie trotzdem erneut manuell eingegeben werden.

Im Herbst 2020 entschied man sich, die WebLock-Lösung des estnischen Unternehmens Valnes AS zu testen.

Das Codepanel bzw. der Kartenleser erfasst die Zutrittskarte oder den über die Tastatur eingegebenen Code. Für die Nutzer ist es sehr einfach – es besteht nur aus einem Controller und zwei Codepanels bzw. Kartenlesern, die die Zutrittskarte oder den eingegebenen Code erfassen. Einer ist für das „Kommen“, also die Erfassung des Arbeitsbeginns, der andere für das „Gehen“, also die Erfassung des Arbeitsendes, vorgesehen.

Fujitsu und Valnes haben gemeinsam eine Schnittstelle geschaffen, die die erfassten Arbeitszeiten in das Programm Persona überträgt.

Kristo Palo, Entwickler bei Fujitsu Estonia AS:
„Vihula ist unser Pilotkunde mit den Geräten von WebLock. Ähnliche Schnittstellen haben wir bereits für andere Zutrittskontrollsysteme umgesetzt (siehe die Lösung für Lunden Food HIER).

Das Prinzip ist folgendes: Die Bereichsleitungen planen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden im Dienstplanmodul von Persona, die Mitarbeitenden erfassen ihr Kommen und Gehen. Die Schnittstelle importiert die tatsächlichen Zeiten in Persona, wo sie mit der Planung abgeglichen werden. In der Vergleichsansicht kann die Führungskraft auch Änderungen vornehmen, Fehler korrigieren und die korrekten Daten bestätigen, die in die Arbeitszeittabelle übernommen werden.“

Maarja Veskila, Buchhalterin bei Vihula Manor Hospitality OÜ:
„Im ersten Monat waren die Mitarbeitenden etwas nervös, aber sie haben es gut gemacht, und alles lief gut. Inzwischen haben wir die Löhne für zwei Monate auf Basis der so erfassten Daten berechnet. Alles läuft gut, die Lösung ist zuverlässig. Es gab ein paar Fehler, die aber wohl auf menschliche Versehen zurückgehen. Wir können die Daten korrigieren, etwa wenn jemand vergisst, sich anzumelden. Jetzt sind alle sehr zufrieden und verstehen, wie einfach diese Lösung für die Nutzer ist.“

Was hat diese Lösung gebracht?

Heigo Vare:
„Früher verbrachte jede Abteilungsleitung 2–4 Stunden im Monat mit der manuellen Eingabe der Arbeitszeiten. Wir haben neun solcher Führungskräfte. Heute dauert das etwa 20 Minuten. Wir sparen also jeden Monat mindestens drei volle Arbeitstage! Außerdem entfallen Eingabefehler, und die Berechnung von Arbeitszeiten und Vergütung wird zuverlässiger. Der gesamte Arbeitsschritt ist effizienter, einfacher und wirtschaftlicher geworden. Alle Kosten dieses Projekts, einschließlich der angeschafften Geräte, haben wir in 2–3 Monaten wieder hereingeholt.

Ich würde die Schnittstellenlösung von Persona und WebLock unbedingt auch anderen Hotels empfehlen, die keine ganz kleinen Betriebe mit wenigen Mitarbeitenden sind, aber auch nicht zu großen Ketten gehören, die meist eigene Software für den Betrieb vorgeben.“

Früher verbrachte jede Abteilungsleitung 2–4 Stunden im Monat mit der manuellen Eingabe der Arbeitszeiten. Wir haben neun solcher Führungskräfte. Heute dauert das etwa 20 Minuten. Wir sparen also jeden Monat mindestens drei volle Arbeitstage! Alle Kosten dieses Projekts, einschließlich der angeschafften Geräte, haben wir in 2–3 Monaten wieder hereingeholt.Heigo Vare, Leiter von Vihula Manor Hospitality OÜ

Taavi Kalvik, Leiter der Elektronikabteilung von AS Valnes:
„Das Hotel Vihula ist unter unseren rund 300 Kunden das erste, das WebLock-Geräte zur Arbeitszeiterfassung nutzt. Im Bereich Beherbergung und Service haben wir bisher den mit dem Buchungssystem verbundenen Check-in sowie den automatischen Zutritt zu Tennisplätzen, Saunen und Fitnessstudios angeboten, wo man Türen öffnen, Licht einschalten usw. kann.

Der Einstieg in unsere Lösung ist einfacher und schneller als bei den meisten anderen Zutrittskontrollsystemen. Die in Vihula eingesetzten Geräte waren zum Beispiel sofort ab Lager verfügbar, und die Installation dauerte nur wenige Stunden.

Es wird spannend zu sehen, welche neuen Anwendungsfälle Kunden für unsere Lösung finden, die wir selbst nicht vorhergesehen haben. In diesem Fall arbeitet unser Gerät überhaupt nicht als Schloss. Erweiterungen entstehen in Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern. Auch Vihula hatte einige Wünsche, auf die wir eingehen konnten.“