Darbinieku darba laika uzskaite kļūst vienkārša, pateicoties Persona un WebLock saskarnei

Lēnes-Virumā esošajā Vihulas muižā strādājošā viesnīca, SPA un restorāns kopā ar četrām viesnīcām un pieciem restorāniem Tallinā pieder Unique Hotels Group. Jau pirms vairākiem gadiem tika sākts meklēt veids, kā atteikties no gandrīz 100 darbinieku darba laika manuālas reģistrēšanas un pārvaldības. Izmitināšanas un ēdināšanas uzņēmumā tas ir liels darbs, jo personāla darba laiks dažādos periodos var būtiski atšķirties un grafika maiņas nepieciešamība var rasties negaidīti.

Darba plānošana viesnīcu nozarē būtiski atšķiras, piemēram, no rūpnīcas vai veikala darba plāna, kur maiņas ir diezgan stabili zināmas iepriekš. Ja, piemēram, rītdienai tiek rezervētas pusdienas 50 cilvēku grupai, jāveic korekcijas un jāizsauc viesmīļi uz darbu. Tā kā algas tiek aprēķinātas pēc faktiski nostrādātajām stundām, precīzi darba laika dati ir ļoti svarīgi.Heigo Vare, Vihula Manor Hospitality OÜ vadītājs

Vihulā personāla vadībai kopš 2016. gada tiek izmantota Persona programma. Dažas nodaļas darba grafikus veidoja Persona programmā, citām bija savas Excel un citas tabulas. Katru mēnesi pirms algu aprēķina bija daudz darba, lai šos datus no dažādām struktūrvienībām pareizi un vienotā formātā apkopotu. Aptuveni pirms trim gadiem izmēģinājumam tika iegādāta reģistrācijas ierīce ar pirkstu nospiedumu lasītāju ZKTime Net 3.0. Tā palīdzēja cilvēkiem pierast reģistrēt darba sākuma un beigu laiku ierīcē. Ierīces programmatūra ļāva reģistrētos laikus eksportēt, taču tas bija diezgan sarežģīti. Pēc tam tie tik un tā bija atkārtoti jāievada manuāli.

2020. gada rudenī tika nolemts izmēģināt Igaunijas uzņēmuma Valnes AS WebLock risinājumu.

Koda panelis/karšu lasītājs reģistrē piekļuves karti vai ar tastatūru ievadītu kodu. Lietotājam tas ir ļoti vienkārši – sistēma sastāv tikai no viena kontroliera un diviem koda paneļiem/karšu lasītājiem, kas reģistrē piekļuves karti vai ar tastatūru ievadīto kodu. Viens ir paredzēts „ienākšanai” jeb sākuma laika reģistrēšanai, otrs – „iziešanai” jeb beigu laika reģistrēšanai.

Fujitsu un Valnes sadarbībā izveidoja saskarni, kas reģistrēto darba laiku pārnes uz Persona programmu.

Kristo Palo, Fujitsu Estonia AS izstrādātājs:
„Vihula ir mūsu pilotklients ar WebLock aprīkojumu. Iepriekš esam veidojuši līdzīgas saskarnes citām piekļuves kontroles sistēmām (lasiet par Lunden Food risinājumu ŠEIT).

Princips ir šāds: struktūrvienību vadītāji plāno savu darbinieku darba laiku Persona darba grafiku modulī, darbinieki reģistrē savu ierašanos un aiziešanu. Saskarne importē faktiskos laikus Persona programmā, kur tie tiek salīdzināti ar plānotajiem. Salīdzinājuma skatā vadītājs var arī veikt izmaiņas, labot kļūdas un apstiprināt pareizos datus, kas nonāk darba laika uzskaites tabulā.”

Maarja Veskila, Vihula Manor Hospitality OÜ grāmatvede:
„Pirmajā lietošanas mēnesī cilvēki bija satraukti, taču viņi ar to tika galā, un viss izdevās. Tagad esam aprēķinājuši divu mēnešu algas, pamatojoties uz šādi savāktajiem datiem. Viss rit labi, risinājums ir uzticams. Ir bijušas dažas kļūdas, taču tās, visticamāk, radušās cilvēku pašu neuzmanības dēļ. Mēs varam datus labot, piemēram, ja darbinieks aizmirst reģistrēties. Tagad visi ir ļoti apmierināti un saprot, cik vienkāršs šis risinājums ir lietotājam.”

Ko šis risinājums ir devis?

Heigo Vare:
„Agrāk katras nodaļas vadītājs mēnesī pavadīja 2–4 stundas, manuāli ievadot darba laiku. Mums ir deviņi šādi vadītāji. Tagad tas aizņem aptuveni 20 minūtes. Tātad katru mēnesi ietaupām vismaz trīs pilnas darba dienas! Turklāt izzūd ievades kļūdas, un darba laika un atlīdzības aprēķins kļūst uzticamāks. Viss šis darba posms kļuvis efektīvāks, vienkāršāks un ekonomiskāks. Visas šī projekta izmaksas, ieskaitot iegādāto aprīkojumu, esam atguvuši 2–3 mēnešos.

Noteikti iesaku Persona un WebLock saskarnes risinājumu arī citām viesnīcām, kas nav gluži mazi uzņēmumi ar dažiem darbiniekiem, bet arī nav lielās ķēdēs, kur darbībai parasti tiek piedāvāta sava programmatūra.”

Agrāk katras nodaļas vadītājs mēnesī pavadīja 2–4 stundas, manuāli ievadot darba laiku. Mums ir deviņi šādi vadītāji. Tagad tas aizņem aptuveni 20 minūtes. Tātad katru mēnesi ietaupām vismaz trīs pilnas darba dienas! Visas šī projekta izmaksas, ieskaitot iegādāto aprīkojumu, esam atguvuši 2–3 mēnešos.Heigo Vare, Vihula Manor Hospitality OÜ vadītājs

Taavi Kalvik, AS Valnes elektronikas nodaļas vadītājs:
„Vihulas viesnīca ir pirmā no mūsu aptuveni 300 klientiem, kas izmanto WebLock ierīces darba laika reģistrēšanai. Izmitināšanas un pakalpojumu jomā līdz šim esam piedāvājuši ar rezervēšanas sistēmu saistītu reģistrēšanos, automātisku iekļūšanu tenisa kortos, pirtīs un sporta zālēs, kur var atvērt durvis, ieslēgt gaismas utt.

Sākt izmantot mūsu risinājumu ir vienkāršāk un ātrāk nekā lielāko daļu citu piekļuves kontroles sistēmu. Piemēram, Vihulā izmantotās ierīces mums bija uzreiz pieejamas noliktavā, un uzstādīšana aizņēma dažas stundas.

Būs interesanti redzēt, kā klienti atrod mūsu risinājumam jaunus pielietojumus, kurus paši nebijām spējuši paredzēt. Šajā gadījumā mūsu ierīce vispār nedarbojas kā slēdzene. Papildinājumi top sadarbībā ar klientiem un partneriem. Arī Vihulai bija dažas vēlmes, kurām varējām pretimnākt.”