El control horario de los empleados, más fácil gracias a la interfaz entre Persona y WebLock

El hotel, el spa y el restaurante de la mansión Vihula, en Lääne-Virumaa, pertenecen a Unique Hotels Group, junto con cuatro hoteles y cinco restaurantes en Tallin. Hace varios años empezaron a buscar la forma de eliminar el registro y la gestión manual de las horas de trabajo de sus casi 100 empleados. En una empresa de alojamiento y restauración es una tarea enorme, ya que los horarios del personal pueden variar mucho de un periodo a otro y la necesidad de cambiar los turnos puede surgir de forma inesperada.

La planificación del trabajo en hostelería es muy distinta, por ejemplo, de la de una fábrica o una tienda, donde los turnos se conocen con bastante antelación. Si, por ejemplo, mañana se reserva un almuerzo para un grupo de 50 personas, hay que hacer ajustes y llamar a los camareros. Como los salarios se calculan según las horas realmente trabajadas, disponer de datos exactos sobre la jornada es muy importante.Heigo Vare, director de Vihula Manor Hospitality OÜ

En Vihula se utiliza el programa Persona para la gestión de personal desde 2016. Algunos departamentos también hacían los cuadrantes en Persona; otros tenían sus propias hojas de Excel y otras tablas. Cada mes costaba mucho trabajo reunir correctamente y en un mismo formato los datos de las distintas unidades antes de calcular las nóminas. Hace unos tres años se adquirió, a modo de prueba, un dispositivo de fichaje con lector de huellas, ZKTime Net 3.0, que ayudó a que la gente se acostumbrara a registrar la hora de entrada y salida. El software del dispositivo permitía exportar las horas registradas, pero era bastante complicado, y después había que volver a introducirlas a mano.

En otoño de 2020 se decidió probar la solución WebLock de la empresa estonia Valnes AS.

El panel de código/lector de tarjetas registra la tarjeta de acceso o el código introducido en el teclado. Para el usuario es muy sencillo: consta de un solo controlador y dos paneles de código/lectores de tarjetas que registran la tarjeta o el código. Uno está destinado a la «entrada», es decir, a registrar la hora de inicio, y el otro a la salida, es decir, a registrar la hora de fin.

Fujitsu y Valnes han colaborado para crear una interfaz que traslada las horas registradas al programa Persona.

Kristo Palo, desarrollador de Fujitsu Estonia AS:
«Vihula es nuestro cliente piloto con los equipos de WebLock. Ya habíamos creado interfaces similares para otros sistemas de control de accesos (vea la solución de Lunden Food AQUÍ).

El principio es el siguiente: los responsables de cada unidad planifican las horas de su personal en el módulo de cuadrantes de Persona y los empleados registran sus entradas y salidas. La interfaz importa las horas reales a Persona, donde se comparan con lo planificado. En la vista comparativa, el responsable también puede hacer cambios, corregir errores y confirmar los datos correctos que pasan al registro de jornada».

Maarja Veskila, contable de Vihula Manor Hospitality OÜ:
«El primer mes de uso la gente estaba nerviosa, pero se adaptó y todo salió bien. Ya hemos calculado las nóminas de dos meses con los datos recogidos de esta forma. Todo va bien y la solución es fiable. Ha habido algunos errores, pero probablemente se deben a despistes de las personas. Podemos corregir los datos, por ejemplo, si un empleado olvida fichar. Ahora todos están muy contentos y entienden lo fácil que resulta esta solución para el usuario».

¿Qué ha aportado esta solución?

Heigo Vare:
«Antes, cada jefe de departamento dedicaba entre 2 y 4 horas al mes a introducir a mano las horas de trabajo. Tenemos nueve responsables así. Ahora se tarda unos 20 minutos. ¡Así que cada mes ahorramos al menos tres jornadas laborales completas! Además, desaparecen los errores de introducción de datos y el cálculo de horas y retribuciones es más fiable. Toda esta tarea se ha vuelto más eficiente, más sencilla y más económica. Hemos recuperado todos los costes del proyecto, incluidos los equipos adquiridos, en 2-3 meses.

Recomendaría sin duda la solución de interfaz entre Persona y WebLock a otros hoteles que no sean muy pequeños, de pocos empleados, pero que tampoco formen parte de grandes cadenas, donde suelen imponer su propio software».

Antes, cada jefe de departamento dedicaba entre 2 y 4 horas al mes a introducir a mano las horas de trabajo. Tenemos nueve responsables así. Ahora se tarda unos 20 minutos. ¡Así que cada mes ahorramos al menos tres jornadas laborales completas! Hemos recuperado todos los costes del proyecto, incluidos los equipos adquiridos, en 2-3 meses.Heigo Vare, director de Vihula Manor Hospitality OÜ

Taavi Kalvik, jefe del departamento de electrónica de AS Valnes:
«El hotel Vihula es el primero de nuestros aproximadamente 300 clientes que utiliza dispositivos WebLock para registrar las horas de trabajo. En el sector del alojamiento y los servicios, hasta ahora habíamos ofrecido check-in vinculado al sistema de reservas y acceso automático a pistas de tenis, saunas y gimnasios, donde se pueden abrir puertas, encender luces, etc.

Empezar con nuestra solución es más fácil y rápido que con la mayoría de los sistemas de control de accesos. Por ejemplo, los equipos utilizados en Vihula estaban disponibles de inmediato en nuestro almacén y la instalación llevó unas pocas horas.

Será interesante ver cómo los clientes encuentran nuevos usos para nuestra solución que nosotros mismos no habíamos previsto. En este caso, nuestro dispositivo ni siquiera funciona como cerradura. Las mejoras surgen en colaboración con clientes y socios. Vihula también tenía algunas necesidades a las que pudimos dar respuesta».