Työaikojen seuranta helpottuu Personan ja WebLockin rajapinnan ansiosta

Länsi-Virumaalla sijaitsevassa Vihulan kartanossa toimivat hotelli, kylpylä ja ravintola kuuluvat Unique Hotels Groupiin yhdessä neljän Tallinnan hotellin ja viiden ravintolan kanssa. Jo useita vuosia sitten alettiin etsiä keinoa päästä eroon lähes 100 työntekijän työaikojen manuaalisesta kirjaamisesta ja hallinnasta. Majoitus- ja ravitsemisalan yrityksessä se on iso työ, sillä henkilöstön työajat voivat vaihdella merkittävästi jaksosta toiseen ja vuorolistojen muutostarpeita voi syntyä yllättäen.

Työn suunnittelu hotellialalla eroaa merkittävästi esimerkiksi tehtaan tai kaupan työsuunnitelmasta, jossa vuorot tiedetään melko vakaasti etukäteen. Jos huomiselle lounaalle varataan esimerkiksi 50 hengen ryhmä, on tehtävä muutoksia ja kutsuttava tarjoilijat töihin. Koska palkat lasketaan todellisten työtuntien perusteella, tarkat työaikatiedot ovat erittäin tärkeitä.Heigo Vare, Vihula Manor Hospitality OÜ:n johtaja

Vihulassa Persona-ohjelmaa on käytetty henkilöstöhallintoon vuodesta 2016. Jotkin osastot tekivät työvuorolistat Personassa, toisilla oli omat Excel- ja muut taulukkonsa. Joka kuukausi vaati paljon työtä koota nämä tiedot eri yksiköistä oikein ja yhteen muotoon ennen palkanlaskentaa. Noin kolme vuotta sitten kokeiluun hankittiin sormenjälkilukijalla varustettu ZKTime Net 3.0 -leimauslaite. Se auttoi ihmisiä tottumaan työn alku- ja loppuajan kirjaamiseen laitteella. Laitteen mukana tullut ohjelmisto mahdollisti kirjattujen aikojen viennin, mutta se oli melko monimutkaista. Ajat piti sen jälkeen syöttää jälleen käsin.

Syksyllä 2020 päätettiin kokeilla virolaisen Valnes AS:n WebLock-ratkaisua.

Koodipaneeli/kortinlukija rekisteröi kulkukortin tai näppäimistöltä syötetyn koodin. Ratkaisu on käyttäjälle hyvin yksinkertainen – se koostuu vain yhdestä ohjaimesta ja kahdesta koodipaneelista/kortinlukijasta, jotka rekisteröivät kulkukortin tai näppäimistöltä syötetyn koodin. Toinen on tarkoitettu ”sisääntuloon” eli alkuajan kirjaamiseen ja toinen ulosmenoon eli loppuajan kirjaamiseen.

Fujitsu ja Valnes loivat yhteistyössä rajapinnan, joka tuo kirjatut työajat Persona-ohjelmaan.

Kristo Palo, Fujitsu Estonia AS:n kehittäjä:
”Vihula on WebLock-laitteiden pilottiasiakkaamme. Olemme aiemmin tehneet vastaavia rajapintoja muihin kulunvalvontajärjestelmiin (katso Lunden Foodin ratkaisu TÄÄLTÄ).

Periaate on seuraava: yksiköiden esihenkilöt suunnittelevat työntekijöidensä työajat Personan työvuoromoduulissa, ja työntekijät kirjaavat tulonsa ja lähtönsä. Rajapinta tuo toteutuneet ajat Personaan, jossa niitä verrataan suunniteltuihin. Vertailunäkymässä esihenkilö voi myös tehdä muutoksia, korjata virheet ja vahvistaa oikeat tiedot, jotka siirtyvät työaikataulukkoon.”

Maarja Veskila, Vihula Manor Hospitality OÜ:n kirjanpitäjä:
”Ensimmäisenä käyttökuukautena ihmiset olivat jännittyneitä, mutta he hoitivat asian ja kaikki sujui hyvin. Olemme nyt laskeneet kahden kuukauden palkat näin kerättyjen tietojen perusteella. Kaikki sujuu hyvin, ja ratkaisu on luotettava. Muutamia virheitä on ollut, mutta ne johtuvat todennäköisesti ihmisten omista erehdyksistä. Voimme korjata tietoja esimerkiksi, jos työntekijä unohtaa kirjautua. Nyt kaikki ovat hyvin tyytyväisiä ja ymmärtävät, kuinka helppo ratkaisu on käyttäjälle.”

Mitä tämä ratkaisu on tuonut?

Heigo Vare:
”Aiemmin jokaisen osaston esihenkilö käytti 2–4 tuntia kuukaudessa työaikojen käsin syöttämiseen. Tällaisia esihenkilöitä meillä on yhdeksän. Nyt siihen kuluu noin 20 minuuttia. Säästämme siis joka kuukausi vähintään kolme täyttä työpäivää! Lisäksi syöttövirheet poistuvat, ja työaikojen ja palkkioiden laskennasta tulee luotettavampaa. Koko tehtävästä tuli tehokkaampi, helpompi ja taloudellisempi. Olemme saaneet projektin kaikki kustannukset, mukaan lukien hankitut laitteet, takaisin 2–3 kuukaudessa.

Suosittelen Personan ja WebLockin rajapintaratkaisua ehdottomasti muillekin hotelleille, jotka eivät ole aivan pieniä muutaman työntekijän yrityksiä mutta eivät myöskään suurten ketjujen osia, joissa yleensä tarjotaan omat ohjelmistot toimintaan.”

Aiemmin jokaisen osaston esihenkilö käytti 2–4 tuntia kuukaudessa työaikojen käsin syöttämiseen. Tällaisia esihenkilöitä meillä on yhdeksän. Nyt siihen kuluu noin 20 minuuttia. Säästämme siis joka kuukausi vähintään kolme täyttä työpäivää! Olemme saaneet projektin kaikki kustannukset, mukaan lukien hankitut laitteet, takaisin 2–3 kuukaudessa.Heigo Vare, Vihula Manor Hospitality OÜ:n johtaja

Taavi Kalvik, AS Valnesin elektroniikkaosaston johtaja:
”Vihulan hotelli on noin 300 asiakkaamme joukossa ensimmäinen, joka käyttää WebLock-laitteita työaikojen kirjaamiseen. Majoitus- ja palvelualalla olemme tähän asti tarjonneet varausjärjestelmään liittyvää sisäänkirjautumista sekä automaattista sisäänpääsyä tenniskentille, saunoihin ja kuntosaleille, joissa voi avata ovia, sytyttää valoja jne.

Ratkaisumme käyttöönotto on helpompaa ja nopeampaa kuin useimpien muiden kulunvalvontajärjestelmien. Esimerkiksi Vihulassa käytetyt laitteet olivat heti saatavilla varastostamme, ja asennus vei muutaman tunnin.

On mielenkiintoista nähdä, miten asiakkaat keksivät ratkaisullemme uusia käyttötapoja, joita emme itse ole osanneet ennakoida. Tässä tilanteessa laitteemme ei toimi lainkaan lukkona. Lisäyksiä syntyy yhteistyössä asiakkaiden ja kumppanien kanssa. Myös Vihulalla oli joitakin tarpeita, joihin pystyimme vastaamaan.”