Darbuotojų darbo laiko apskaita tampa paprasta dėl „Persona“ ir WebLock sąsajos

Lääne-Virumaa regione esančiame Vihulos dvare veikiantys viešbutis, SPA ir restoranas kartu su keturiais viešbučiais ir penkiais restoranais Taline priklauso „Unique Hotels Group“. Jau prieš keletą metų pradėta ieškoti būdo atsisakyti beveik 100 darbuotojų darbo laiko rankinio registravimo ir valdymo. Apgyvendinimo ir maitinimo įmonėje tai didelis darbas, nes personalo darbo laikas skirtingais laikotarpiais gali labai skirtis, o poreikis keisti grafikus gali iškilti netikėtai.

Darbo planavimas viešbučių sektoriuje gerokai skiriasi, pavyzdžiui, nuo gamyklos ar parduotuvės darbo plano, kur pamainos gana stabiliai žinomos iš anksto. Jei, pavyzdžiui, rytojui rezervuojami pietūs 50 žmonių grupei, tenka daryti pakeitimus ir kviesti padavėjus į darbą. Kadangi atlyginimai skaičiuojami pagal faktiškai dirbtas valandas, tikslūs darbo laiko duomenys yra labai svarbūs.Heigo Vare, „Vihula Manor Hospitality OÜ“ vadovas

Vihuloje personalo valdymui „Persona“ programa naudojama nuo 2016 m. Kai kurie skyriai darbo grafikus sudarydavo „Persona“ programoje, kiti turėjo savo „Excel“ ir kitas lenteles. Kiekvieną mėnesį prieš skaičiuojant darbo užmokestį tekdavo įdėti daug darbo, kad šie duomenys iš skirtingų padalinių būtų teisingai ir vienodu formatu sujungti. Maždaug prieš trejus metus išbandymui įsigytas registravimo įrenginys su pirštų atspaudų skaitytuvu „ZKTime Net 3.0“. Jis padėjo žmonėms įprasti registruoti darbo pradžios ir pabaigos laiką. Kartu su įrenginiu pateikta programinė įranga leido užregistruotą laiką eksportuoti, tačiau tai buvo gana sudėtinga. Vėliau jį vis tiek tekdavo iš naujo suvesti rankiniu būdu.

2020 m. rudenį nuspręsta išbandyti Estijos bendrovės „Valnes AS“ WebLock sprendimą.

Kodų skydelis / kortelių skaitytuvas registruoja prieigos kortelę arba klaviatūra įvestą kodą. Naudotojui tai labai paprasta – sistemą sudaro tik vienas valdiklis ir du kodų skydeliai / kortelių skaitytuvai, registruojantys prieigos kortelę ar klaviatūra įvestą kodą. Vienas skirtas „įėjimui“, t. y. pradžios laikui registruoti, o kitas – „išėjimui“, t. y. pabaigai registruoti.

„Fujitsu“ ir „Valnes“ bendradarbiaudamos sukūrė sąsają, perkeliančią užregistruotą darbo laiką į „Persona“ programą.

Kristo Palo, „Fujitsu Estonia AS“ programuotojas:
„Vihula yra mūsų bandomasis klientas su WebLock įranga. Anksčiau panašias sąsajas esame kūrę kitoms prieigos kontrolės sistemoms (skaitykite apie „Lunden Food“ sprendimą ČIA).

Principas toks: padalinių vadovai planuoja savo darbuotojų darbo laiką „Persona“ darbo grafikų modulyje, o darbuotojai registruoja savo atvykimą ir išvykimą. Sąsaja importuoja faktinį laiką į „Persona“, kur jis palyginamas su planuotu. Palyginimo rodinyje vadovas taip pat gali daryti pakeitimus, taisyti klaidas ir patvirtinti teisingus duomenis, kurie patenka į darbo laiko apskaitos žiniaraštį.“

Maarja Veskila, „Vihula Manor Hospitality OÜ“ buhalterė:
„Pirmąjį naudojimo mėnesį žmonės jaudinosi, bet susitvarkė, ir viskas pavyko. Dabar jau apskaičiavome dviejų mėnesių atlyginimus pagal taip surinktus duomenis. Viskas sekasi gerai, sprendimas patikimas. Pasitaikė keletas klaidų, bet jos greičiausiai kilo dėl pačių žmonių neapsižiūrėjimo. Duomenis galime pataisyti, pavyzdžiui, jei darbuotojas pamiršta užsiregistruoti. Dabar visi labai patenkinti ir supranta, koks paprastas šis sprendimas naudotojui.“

Ką davė šis sprendimas?

Heigo Vare:
„Anksčiau kiekvieno skyriaus vadovas darbo laikui rankiniu būdu suvesti per mėnesį skirdavo 2–4 valandas. Tokių vadovų turime devynis. Dabar tam reikia maždaug 20 minučių. Taigi kas mėnesį sutaupome bent tris pilnas darbo dienas! Be to, nebelieka įvedimo klaidų, o darbo laiko ir atlygio skaičiavimas tampa patikimesnis. Visas šis darbo baras tapo efektyvesnis, paprastesnis ir ekonomiškesnis. Visas šio projekto išlaidas, įskaitant įsigytą įrangą, atgavome per 2–3 mėnesius.

„Persona“ ir WebLock sąsajos sprendimą tikrai rekomenduočiau ir kitiems viešbučiams, kurie nėra visai mažos, kelių darbuotojų įmonės, bet ir nepriklauso didelėms grandinėms, kur paprastai veiklai siūloma sava programinė įranga.“

Anksčiau kiekvieno skyriaus vadovas darbo laikui rankiniu būdu suvesti per mėnesį skirdavo 2–4 valandas. Tokių vadovų turime devynis. Dabar tam reikia maždaug 20 minučių. Taigi kas mėnesį sutaupome bent tris pilnas darbo dienas! Visas šio projekto išlaidas, įskaitant įsigytą įrangą, atgavome per 2–3 mėnesius.Heigo Vare, „Vihula Manor Hospitality OÜ“ vadovas

Taavi Kalvik, „AS Valnes“ elektronikos skyriaus vadovas:
„Vihulos viešbutis yra pirmasis iš maždaug 300 mūsų klientų, naudojantis WebLock įrenginius darbo laikui registruoti. Apgyvendinimo ir paslaugų srityje iki šiol siūlėme su rezervavimo sistema susijusį įsiregistravimą, automatinį patekimą į teniso kortus, pirtis ir sporto sales, kur galima atidaryti duris, įjungti šviesas ir pan.

Pradėti naudotis mūsų sprendimu paprasčiau ir greičiau nei daugeliu kitų prieigos kontrolės sistemų. Pavyzdžiui, Vihuloje naudojama įranga buvo iš karto mūsų sandėlyje, o montavimas užtruko kelias valandas.

Bus įdomu pamatyti, kaip klientai atras mūsų sprendimui naujų panaudojimo būdų, kurių patys nebuvome numatę. Šiuo atveju mūsų įrenginys apskritai neveikia kaip spyna. Patobulinimai gimsta bendradarbiaujant su klientais ir partneriais. Vihula taip pat turėjo keletą poreikių, kuriuos galėjome patenkinti.“