Ovien etäavaus: tehokkaampaa hallintaa urakeskukselle

Kierros työttömyysvakuutusrahaston urakeskuksessa herättää monenlaisia tunteita – historiallinen teollisuusrakennus yhdistyy nykyaikaiseen ja käytännölliseen työympäristöön. Kiehtovassa rakennuksessa on erityisiä näyttelyesineitä ja nähtävyyksiä, jotka auttavat ymmärtämään työmarkkinoiden muutoksia. Siellä on tilava atrium ja harkittu sisustus, joka paljastaa rakennuksessa aikoinaan toimineen sellu- ja paperitehtaan olosuhteet. Tapaamisemme pidetään neuvotteluhuoneessa, joka toimi aikoinaan sellualtaana. Aluksi Raivo Terras esittelee nurkan takana olevan vanhan paperipuristimen ja kiinnittää sitten huomion seinän vaaleisiin laattoihin.

Raivo Terrasilla on virtuaalinen kultainen avain, joka avaa Viron työttömyysvakuutusrahaston eri toimistojen ovet.

Työntekijän ovikortin myöntäminen vie vähemmän aikaa

Esimerkkinä hän mainitsee, että uuden työntekijän ovikortin laatiminen vie noin viisi minuuttia. Terrasilla, joka on työskennellyt hallinnon alalla 15 vuotta, on vertailukohtaa myös paikallisiin lukitusjärjestelmiin. Ei ole harvinaista, että ovikortteja voidaan muotoilla vain yhdellä tietyllä tietokoneella, joka sijaitsee esimerkiksi saman rakennuksen kellarissa. ”Se on varmasti turvallista, mutta vaatii myös enemmän henkilöresursseja”, hän lisää. Tällöin korttien hankinta hoidetaan yleensä myös ylläpitäjän ja palvelua tarjoavan vartiointiyrityksen kautta. WebLockin pilviratkaisussa WebLock vastaa sekä lukon fyysisen että ohjelmistopuolen ylläpidosta ja kehittämisestä.

WebLockin etuna Terras korostaa mahdollisuutta avata ovia ja hallita käyttäjäasioita mistä tahansa. Hänen mielestään kulunvalvonnan hallintaa paikan päällä tietyssä toimistossa voidaan pitää turvallisempana, mutta toimistojen määrä huomioiden se ei ole käytännöllistä. Kyse on sadoista ovista – neuvotteluhuoneista, yksityisistä kopeista, kaapeista ja kaikesta muusta.

Ovien kätevä avaaminen verkon kautta

Hallinnoinnin lisäksi ovien avaaminen verkon kautta on kätevää. Terras antaa esimerkin: ”Jos esimerkiksi IT-miehet lähtevät Lihulaan tai Räpinään tekemään töitä, sovitaan, että he soittavat, kun pääsevät toimiston ovelle. Avaan sitten heidän tarvitsemansa ovet ilman paikallisten apua.” WebLock-järjestelmä mahdollistaisi ovien avaamisen myös henkilökohtaisilla tai kertakäyttöisillä koodeilla. Työn erityispiirteiden vuoksi tätä vaihtoehtoa ei käytetä Viron työttömyysvakuutusrahastossa, ja ovet voi avata vain henkilökohtaisilla ovikorteilla. Kortilla ja etänä avaamisen mahdollisuutta ei käytetä työttömyysvakuutusrahaston tilojen ulko-ovissa, koska ne voi avata vain avaimella.

Koska työttömyysvakuutusrahaston kaikissa toimistoissa ei ole käytössä yhtenäistä lukitusjärjestelmää, Terras on ollut tekemisissä useiden palveluntarjoajien kanssa. Kaikki eivät tarjoa kokonaisvaltaisia lukitusratkaisuja, mutta heillä on ohjelmisto, jolla voi käyttää useiden muiden palveluntarjoajien ratkaisuja. Tämä kuulostaa hänen mukaansa hyvin mukavalta, mutta koska kaikenlainen elektroniikka voi vikaantua, periaatteessa minkä tahansa ongelman ilmetessä paikalle pitäisi kutsua kaikkien toimittajien teknikot. WebLockin kohdalla vikoja ei ole viime aikoina ollut, varsinkin kun lukitusjärjestelmän ohjelmistoa on alettu päivittää useammin.